Einfachere Rechnungsabwicklung für die Schweizerische Post

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Das so genannte FI-Tool (FIT) ist aus einer besonderen Anforderung heraus entstanden. Bei Einkäufen auf Rechnung ausserhalb des Unternehmens sollte auf einfache Weise eine Bestellnummer mittels Mobile Device gelöst werden können. Diese Bestellnummer soll beim Eingang der Rechnung eine effizientere Zuordnung zum Besteller ermöglichen. Somit entfällt die zeitraubende Suche nach dem Besteller und die Rechnung kann fristgerecht bezahlt werden.
Die Lösung basiert auf den erprobten Standardkomponenten PSINOVA ORM [Object Release Management] und PSINOVA InvoiceFlow Web.

Ablauf des Prozesses

  • Der Käufer erzeugt via Website beim Einkauf eine Ticketnummer (ohne Login an der Webseite)
  • Ticket und Käufer-Identifikation werden automatisch an SAP übermittelt und dort gespeichert
  • Im SAP wird ein Beleg erzeugt und via PSINOVA ORM [Object Release Management] an den Käufer geleitet
  • Authentifizierung über Empfänger
  • Inhouse wird die Ticketnummer mit Kontierungsinformationen ergänzt und parkiert
  • Später trifft die Rechnung (Dokument) ein
  • Dokumente laufen regulär über Scan/OCR. Erkennung Ticket-Nummer
  • In der PSINOVA InvoiceChannel-Maske wird eine Funktion zum Eingeben der Ticketnummer und Anzeigen des Ticket-Belegs angeboten
  • Wurde eine Ticketnummer mitgegeben, wird der Beleg/Dokument mit dem Ticketbeleg verbunden
  • Beim Buchen wird der Ticket-Beleg auf "Completed" gesetzt
  • Der Beleg geht zur Erfassung und Buchung an die Kreditorenbuchhaltung und folgt dann dem regulären Prozess
    Hinweis: die Ticketnummer kann für weitere Einkäufe mit derselben Kontierung wieder verwendet werden.

Was als Anforderung simpel klingt, musste mit einer hochsicheren Lösung umgesetzt werden. Eine besondere Herausforderung stellte dabei die Schnittstelle von ausserhalb des Postnetzes (Internet) in die interne IT- und SAP-Umgebung dar, da auch mit dieser Anwendung alle Sicherheitsanforderungen erfüllt werden müssen.

Zusammen mit der Schweizerischen Post hat PSINOVA eigens dafür eine ausgeklügelte Lösung ausgearbeitet.

Die Lösung funktioniert systemübergreifend über mehrere SAP-Systeme.

Grafik: Systemübersicht FI-Tool

Bei der Schweizerischen Post ist man überzeugt, den richtigen Weg mit dem richtigen Partner für deren Ansprüche eingeschlagen zu haben. Der Einführung der Lösung ist ein einjähriger Pilotbetrieb voraus gegangen, um die Bedürfnisse der Anwender möglichst genau zu ermitteln. PSINOVA hat die Post während dieser Zeit begleitet und fortlaufend Anpassungen vorgenommen.

Mittlerweile ist das FI-Tool bereits seit zwei Jahren im Einsatz und hat sich in gesamten Postkonzern etabliert.

„Die Ticket-Nummer trägt alle notwendigen Buchungsinformationen ins SAP und leistet somit einen grossen Beitrag zur Automatischen Verarbeitung von Kreditorenrechnungen bei. Die Erweiterung „Happy Case“ ergänzt dabei das FI-Tool optimal“
Fachbereich Prozesse & Services ERP bei der Post

Über die Schweizerische Post

Die Schweizerische Post ist als Mischkonzern im Kommunikations-, Logistik-, Retailfinanz- und Personenverkehrsmarkt tätig. Im Kommunikationsmarkt umfasst ihr Angebot die Zustellung von Briefen und Zeitungen, Direct Marketing, Informationslösungen und Dokumentenmanagement. In der Logistik ist sie als Paket-, Kurier- und Expressdienstleisterin sowohl im Heimmarkt als auch grenzüberschreitend aktiv und bietet zudem massgeschneiderte und umfassende Logistiklösungen an. Im Retailfinanzmarkt bietet die Tochtergesellschaft PostFinance AG umfassende Dienstleistungen für Zahlungsverkehr, Sparen, Anlegen sowie Vorsorge- und Finanzierungslösungen an und verfügt seit 2013 über eine Banklizenz. Im öffentlichen Personenverkehr betreibt die Tochtergesellschaft PostAuto AG Buslinien im Regional-, Orts- und Agglomerationsverkehr. Die Post ist in rund 25 Ländern präsent. Sie beschäftigt weltweit mehr als 54'000 Mitarbeitende und erwirtschaftete 2020 einen Umsatz von über 7 Milliarden Franken.

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